代行業者を利用しよう
会社が電話を受け付けるためには、電話係が必要です。しかし予算が少なかったり人手不足だったりすると、電話係を置くことが難しくなってしまいます。そこであてに出来るのが、安く高品質な電話代行を行ってもらえるサービスです。
電話代行業者を利用する利点ベスト３
人件費が大幅に削減できる
自分の会社内で電話係を設けるためには、かなりの人件費がかかります。具体的には、電話係専門の人を作る場合は一日に15000円程度、専門職でなくても一日につき1000円以上の追加給料が発生します。しかし電話代行は一日200円程度が相場で、かなり人件費を浮かせることが可能です。
必ず電話に出ることが出来る
電話がかかってきた時に、スタッフが外出中だったり社内で会議中だったりすると、電話を受け取れず、留守番電話になります。しかしこれでは会社の対応が粗雑だと捉えられ、悪印象の原因となってしまいます。そこで電話代行を使えば、いつでも電話を取ってくれるので、重要な要件を漏らすことなく受け取れます。
多様な転送方法がある
電話代行業者が受けた電話は、内容が代行業者から社内の担当者に連絡されるようになっています。しかしこれは電話だけでなく、メールによる報告も可能です。つまり外出中の電車内など、電話の使えない状況でも受けた電話の内容を知れるというメリットがあります。
会社の為になる！電話代行業者を利用してプロに応対してもらおう
自社に適した代行業者の探し方
電話代行業者を探す時のポイントは、依頼にかかる費用とサービスの必要性です。依頼にかかる費用は、基本料金だけでなく、追加するオプションの合計金額を比較するようにしましょう。基本料金は安くても、オプションが高ければ結局費用は高くついてしまいます。また基本料金に要らないサービスが付いていないか確認することも重要です。費用の安さを追求するなら、無駄のない業者を選択しましょう。
代行業者に依頼する際にかかる費用相場
電話代行の費用は、つけるオプションや電話のかかってくる頻度によって左右されます。あまり電話がかかってこず、オプションも必要ない会社なら、月額8000円程度が相場です。逆に電話が毎日何本もかかってくるような会社で、土日も電話を受け付けるサービスを導入する場合は、費用の相場は月額20000円程度となります。ただしこの相場は誤差が大きいので、実際に導入する時には自分で試算しましょう。
もっと会社のことを考えるなら・・・
電話代行は、業務効率化に良いサービスです。しかし、さらに会社のことを思うなら、文書を電子化してみましょう。紙媒体で色々な文書を管理するのは、様々なデメリットがあります。例えば管理が大変です。紙媒体は場所がかさばりますし、しっかり管理した場所を覚えておかなければすぐになくなってしまったり、火災にあうと大切な文書もまとめて焼けてしまったりする可能性もあります。しかし電子化を行えば、こうした心配はなくなります。電子化した文書はかさばらず、無くなったりもしませんし、また火災に合っても焼け落ちないため安心です。
